OrganiseringArkivtjenestene er felles for hele helseforetaket og er organisert under Digitaliserings-, utviklings- og samhandlingssenteret (DUS), i avdeling for Digitale tjenester. Sakarkiv Seksjonen Digitale tjenester og teknologi har system- og kursansvaret for sak- og arkivsystemet Elements (tidligere ephorte). Arkivfaglig ansvar og overordnet ansvar for eldre fysiske arkiver, arkivlokaler og elektroniske systemer som inneholder arkivpliktig dokumentasjon, ligger hos arkivansvarlig. Funksjonen arkivansvarlig UNN ligger på avdelingsnivå (avdeling for Digitale tjenester). Arkivansvarlig UNN har bl.a ansvar for utviklingen av arkivprosedyrer i saksarkivet. Dokumentforvaltning (DOKFOR) har ansvaret for daglige driftsoppgaver i Elements. DOKFOR betjener UNNs sentrale elektroniske postmottak, ivaretar mottak- og registrering av all intern og ekstern post (fysisk og digital) og fordeler arkivpliktig dokumentasjon til organisasjonen i arkiv- og saksbehandlingssystemet (Elements). DOKFOR kvalitetssikrer registreringene som utføres av saksbehandlere i Elements, kvalitetssikrer og publiserer daglig offentlig postjournal, mottar innsynsbegjæringer, yter support og bidrar til utvikling av nye rutiner. DOKFOR i Tromsø ivaretar også brev- og pakkeforsendelser. DOKFOR har medarbeidere i Tromsø og Harstad og er organisatorisk plassert under avdeling for Digitale Tjenester. Systemeier for Elements er Helse Nord RHF og Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift. Pasientarkiv EPJ-forvaltning har i samarbeid med Helse Nord IKT drifts- og systemansvaret for hovedsystemet DIPS og elektronisk pasientjournal (EPJ). EPJ-forvaltning har ansvar for forvaltningen av elektronisk pasientjournal, sekretariatsfunksjonen for lokal og regional forvaltning innenfor klinisk IKT og for innføringen av andre kliniske ikt-systemer og løsninger. De daglige driftsoppgavene utføres av Journalarkivet (som inngår som del av DOKFOR). Journalarkivets ansvarsområde er; transkribering av lydfiler, skanning av pasientdokumentasjon, utskrift og forsendelse av pasientdokumentasjon, utlån av papirjournaler, vedlikeholde av maler og oppsyn med arbeidsflyt i EPJ i samarbeid med andre enheter i UNN. EPJ-forvaltning og DOKFOR/Journalarkivet er organisert under avdeling for Digitale Tjenester i Digitaliserings-, utviklings- og samhandlingssenteret (DUS), og er fordelt på lokalisasjoner i Tromsø, Harstad og Narvik. Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift. Fagsystemer Daglige drift av de ulike fagsystemene ivaretas av den enkelte klinikk/senter/avdeling. Oversikt over samtlige fagsystemer i UNN finnes i SAMSVAR. Teknisk drift Den tekniske driften for elektroniske systemer blir i utstrakt grad ivaretatt av Helse Nord IKT. Oversikt over hvilke system det gjelder, fremkommer i SLA-avtalene (Service Level Agreement). Avdeling Digitale tjenester har ansvar for IKT-avtaleforvaltning, men avtaler for fagsystemer kan være ivaretatt av enhetene selv innenfor de spesifikke fagområdene. Detaljerte opplysninger om det enkelte fagsystemet finnes hos de ulike systemeierne (enhetene) eller i SAMSVAR. |